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• Die Planung Ihres Intranet geschieht in enger Zusammenarbeit mit Ihrem Personal! Die bestehende Netz- und Betriebssystemstruktur bleibt erhalten! Ihr Unternehmen bekommt keine Formularstruktur "von der Stange" übergestülpt!
• Unsere Mitarbeiter haben allesamt ihr Studium bzw. Ausbildung abgeschlossen, dementsprechend ist die Beratung, Betreuung und Gestaltung auf höchstem Niveau angesiedelt!
• Je nach Anforderung verwenden wir eigene oder Standardlösungen namhafter Hersteller, z.B. das preisgekrönte Information Office "intrexx" von UNITED PLANET!

• Vorgespräch in Ihrem Unternehmen mit den Hauptverantwortlichen zur grundsätzlichen Vorgehensweise.
• Betriebsstrukturanalyse Ihres Unternehmens einschließlich Netzwerk.
• Mindmapping innerhalb eines ausgewählten Mitarbeiterkreises.
• Vorplanung des Intranets unsererseits.
• Besprechung unserer Vorplanung mit den Hauptverantwortlichen betreffs Umfang und Umsetzung.
• Umsetzung des Konzepts.
  Obwohl das Konzept aus unserer und aus Sicht der Unternehmensleitung bereits besteht, wird es nicht den Mitarbeitern vorgeführt! Bei der Realisierung des Intranets bekommt jeder Mitarbeiter das Gefühl dass die eingesetzten Formulare und Applikationen "sein Werk" seien. Nur so ist eine Akzeptanz zu erwarten und somit ein Erfolg garantiert!

• Die folgenden 25 Kurztipps und Empfehlungen werden systematisch abgearbeitet. Später zeigen sie Ihnen, wo Ihr Intranet noch hakt.

(Diesen Text können Sie sich auch als oder -Dokument downloaden!)

1. Ein Intranet ist Chefsache
   Die technischen Aspekte eines Intranets mögen auf den ersten Blick eine enorm wichtige Rolle spielen. Tatsächlich stellen sie aber nur einen kleinen Ausschnitt des Intranet-Einsatzes dar: Kerngedanke ist die Neuausrichtung der gesamten Informations- und Kommunikationsstruktur des Unternehmens. Dieses Engagement verlangt strategische Enscheidungen, neue Investitionsimpulse und klare organisatorische Richtlinien. Deshalb sollte das Intranet immer zur Chefsache erklärt werden.
2. Der Kunde ist König
   Einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren im Intranet ist die Orientierung an den Bedürfnissen des "Intranet-Kunden". Gestaltung, Aufbau und Inhalte müssen sich in erster Linie nach den Anforderungen der Mitarbeiter richten. Deren Akzeptanz und Bereitschaft, die neue Informationsplattform zu nutzen, entscheidet letztlich über Effizienz und Rentabilität eines Intranets.
3. Schritt für Schritt zum Erfolg
   Das Intranet bietet wie kaum eine andere EDV-Umgebung die Flexibilität für schrittweisen Ausbau und Optimierung. Bei entsprechender Planung lassen sich Inhalte und Funktionalität ohne umfangreiche Neuinvestitionen jederzeit bedarfsgerecht anpassen. Bereits während der Konzeption sollte grundsätzlich von einer langfristigen, kontinuierlichen Erweiterung ausgegangen werden.
4. One-to-One im Intranet
   Eine der wesentlichen Vorzüge des Intranets ist die Möglichkeit, dem einzelnen Kunden maßgeschneiderte Informationen, Dienstleistungen und Waren anzubieten One-to-One). Einige der dabei eingesetzten Marketinginstrumente können im Intranet ebenfalls genutzt werden. Über die Auswertung von Zugriffstatistiken und den regelmäßigen Dialog mit den Anwendern lassen sich Schwachstellen in der Informationsstruktur analysieren und die Erweiterung der Funktionalität zielgerichtet vorantreiben. Höhepunkt der Entwicklung ist ein personalisiertes Intranet, das jedem Mitarbeiter genau die jeweils benötigten Informationen und Werkzeuge zur Verfügung stellt.
5. Ein Intranet für alle
   In einigen Firmen wird das Intranet ausschließlich als Management-Informationssystem aufgefasst. Während die oberen Führungsetagen wichtige Informationen bequem über den Browser abrufen, herrschen im übrigen Betrieb weiterhin Aktenberge, Papierwust und das allgemeine Telefonchaos. Um die anvisierten Einsparungspotentiale voll realisieren zu können, ist es notwendig, das Intranet im gesamten Unternehmen verfügbar zu machen. Angestellte, die nicht über einen eigenen PC verfügen, können durch gemeinsam nutzbare Terminals Zugang zur zentralen Wissens- und Kommunikationsressource erhalten.
6. Ein Minimum an Schulung
   Eine ergonomisch gestaltete Intranet-Oberfläche kann die Komplexität der IT-Landschaft für die Anwender deutlich reduzieren und damit den Schulungsbedarf im Unternehmen deutlich verringern. Allerdings müssen die Mitarbeiter zumindest die Handhabung von eMail und Web-Browser im Schlaf beherrschen. Deshalb sollte beim Training der Anwender nicht am falschen Ende gespart werden.
7. Medienumgang statt Technik
   Zu den Voraussetzungen für die effiziente Nutzung des Intranets zählen vor allem nicht-technische Fähigkeiten, etwa der sichere Umgang mit Informationskategorien, die selbständige Suche nach Informationen und die Verwaltung größerer Mengen eMails. Schulungen in diesen Bereichen tragen verstärkt zur Kosteneffizienz eines Intranets bei.
8. Intranet-Nutzung: Zuckerbrot...
   Die meisten Intranet-Verantwortlichen stehen früher oder später vor der Aufgabe, bei den Anwendern Überzeugungsarbeit für die Nutzung des Intranets zu leisten. Die Ablösung eingefahrener Kommunikationsabläufe stellt viele Mitarbeiter vor nicht geringe Herausforderungen, denen man jedoch mit kreativen Methoden begegnen kann. Die Möglichkeit, persönliche Homepages einzurichten, "schwarze Bretter" für private Kleinanzeigen oder interessante Informationen (wie der Aktienkurs der Firma) können helfen, die Akzeptanz des neuen Mediums zu erhöhen.
9. ...und Peitsche
   Manchmal stellen eMail und internes Web nach der Einführung des Intranets lediglich zusätzliche Informationskanäle dar, die je nach Lust und Laune verwendet werden können. "Wenn etwas wirklich wichtig ist, drucken wir es aus und verteilen die Kopien", lautet dann im allgemeinen das Motto. Der richtige Ansatz ist dagegen eine Unstellung der Informationsstrukturen: Nach einer Übergangsfrist sollten die herkömmlichen Mittel möglichst abgeschafft werden. Nur auf diesem Weg lassen sich die angestrebten Effiziensteigerungseffekte auch tatsächlich realisieren.
10. Medienbrüche werden teuer
    In einigen Firmen ruft besonders der Einsatz von eMail Schwierigkeiten hervor. Eines der Probleme, die in diesem Zusammenhang regelmäßig auftreten, ist das parallele Nebeneinander verschiedener Kommunikationsmedien. Beispielsweise folgt oft auf das Eintreffen einer eMail anstelle einer direkten Antwort geradezu reflexhaft der Griff zum Telefon. Dann wird eventuell ein Fax geschickt und dessen Empfang per SMS bestätigt. Um ein derartiges Durcheinander an Kommunikationswegen zu vermeiden, sollten Medienwechsel auf das Notwendigste reduziert und in jedem Fall vorher angekündigt werden.
11. Aus zwei mach eins
    Bisher wurde davon augegangen, dass im Intranet auf Seiten der Anwender zwei Programme benötigt werden: Web-Browser und eMail-Programm. Diese Situation lässt sich noch weiter vereinfachen. Dazu wird die übliche Verteilung der elektronischen Nachrichten an die einzelnen Arbeitsplätze durch Web-basierte eMail ersetzt. bei diesem Verfahren werden die Postfächer nicht auf den Rechnern der Empfänger eingerichtet, sondern verbleiben auf zentralen Servern und können per Browser verwaltet werden. Das Resultat: Die Anwender haben über ein einziges Programm Zugriff auf sämtliche Anwendungen im Intranet.
12. Intranet aus der Packung
    Einige Hersteller von Intranet-Lösungen, wie zum Beispiel Intrexx, bieten inzwischen "out of the box"-Produkte an, mit denen sich ein komplettes Intranet innerhalb weniger Stunden einrichten lässt. Diese stellen serienmäßig eine Reihe von Anwendungen zu Verfügung, etwa Nachrichtenbretter, Mitarbeiterverzeichnis oder Terminkalender, und bieten dadurch einen zeit- und kostensparenden Intranet-Einstieg. Beim Einsatz einer Fertiglösung ist jedoch darauf zu achten, ob sich nachfolgende Erweiterungen durch firmenspezifische Applikationen problemlos integrieren lassen.
13. Push und Pull
    Der Abruf einer Web-Seite im Internet oder Intranet durch den Anwender wird auch als "Pull"-Methode bezeichnet. Im Gegensatz dazu lassen sich Inhalte auch automatisiert auf die PCs der Mitarbeiter übertragen ("Push"). Push-Verfahren hatten im Internet vor allem auf Grund der begrenzten Bandbreite bisher wenig Erfolg; sie lassen sich jedoch sinnvoll zur unternehmensinternen Kommunikation im Intranet einsetzen. Ein Vorteil dabei ist, dass wichtige Hinweise und Informationen zur Verfügung gestellt werden können, ohne dass die Anwender selbst aktiv werden müssen.
14. Server als Funktionslieferant
    Achten Sie unbedingt darauf, dass die Funktionalität von Intranet-Anwendungen vorwiegend durch die Server geleistet wird. Natürlich lassen sich mit Javascript, Java-Applets und Plug-Ins auch im Browser viele Funktionen ausführen; allerdings bieten Server eine weitaus zuverlässigere technische Plattform, die zudem nicht von den Einstellungen der einzelnen Benutzer abhängt.
15. Fokus auf Automatisierung
    Die Verwaltung eines Intranets erfordert kontinuierlich wachsende Aktivitäten in unterschiedlichen Bereichen. Der Aufwand für Netzwerk und Serververwaltung, Pflege der Inhalte und Anwendungsentwicklung kann mit der Zeit größere Ausmaße annehmen. Daher sollte von Anfang an die Automatisierung technischer und administrativer Vorgänge im Mittelpunkt stehen. Das Intranet selbst ist die ideale Umgebung für effiziente Gestaltung dieser Prozesse.
16. Dokumentation ist Pflicht
    Eine weitere Grundvoraussetzung für effizientes Informations- und Applikationsmanagement ist die genaue Dokumentation von technischen und inhaltlichen Strukturen. Dazu zählen Netzwerkplan, technische Konfiguration, Informationsstruktur, Gestaltungsvorgaben (Styleguid) und Programmdokumentation. In diesem Bereich sind Einsparungen absolut fehl am Platz.
17. Sicherheit: Gesamtkonzept
    Sämtliche Maßnahmen zur Sicherheit im Intranet müssen im Rahmen eines allgemeinen Gesamtkonzepts verstanden werden. Fehlendes Sicherheitsverständnis innerhalb der Firma kompromittiert immer das gesamte System. Beispielsweise nützt eine aufwändige Firewall wenig, wenn Mitarbeiter ihre Vornamen als Passwörter wählen oder diese auf kleinen gelben Zetteln an den Monitor kleben.
18. Sicherheit: Sicherheits-Policy
    Einer der wichtigsten Schritte zur Optimierung der IT-Sicherheit ist die Erstellung einer Sicherheits-Policy. In diesem Dokument werden zentrale Richtlinien für sämtliche sicherheitsrelevante Bereiche unternehmensweit festgelegt.Die Policy umfasst eine Aufstellung technischer Maßnahmen, firmeninterne Verhaltensregeln, Datensicherungs- und Notfallpläne sowie versicherungstechnische und juristische Informationen. Ausgangspunkt bildet eine gründliche Analyse der vorhandenen Bedrohungspotenziale, die in regelmäßigen Abständen aktualisiert werden sollte.
19. Sicherheit: Schulungsbedarf
    Der größte Schwachpunkt aller Sicherheitskonzepte bildet nicht die Technik, sondern der Mensch. Sicherheit bedeutet in der Regel zusätzlichen Aufwand (etwa sich ein schwer einprägsames Passwort zu merken). Deshalb ist es essentiell, durch Aufklärung und Schulung der Anwender Sensibilität für das Thema zu wecken. Eine wichtige Voraussetzung besteht auch darin, dass im Management ein klares Verständis für die Notwendigkeit von Sicherheitsmaßnahmen und die damit verbundenen Kosten ist.
20. Aus Erfahrung profitieren
    Fast jeder stößt im Internet von Zeit zu Zeit auf erstklassig gestaltete Web-Angebote. Beispielsweise gilt das Internet-Portal "Yahoo!" als Vorbild für die Gliederung großer Informationsmengen; der Internethändler "Amazon" wird häufig für die durchaus gelungene Gestaltung des Angebots und der Online-Bestellabwicklung gelobt. Derartige Erfahrungen können im Hinblick auf Informationsdarstellung und Transaktionsabwicklung in die eigenen Projekte einfließen. Natürlich zählen dazu auch Web-Auftritte, die durch verwirrende Navigationsstruktur und nichtssagende Inhalte als abschreckende Beispiele dienen.
21. Keep it simple
    Müssen heute erfolgreiche Web-Shops der bekannten Maxime "drei Klicks bis zur Bestellung" gehorchen, so gilt im Intranet analog der Satz "drei Klicks zur Information". Die intuitive Gestaltung der Benutzeroberfläche ist alleroberstes Gebot, um das Intranet im Unternehmen so selbstverständlich zu machen, wie das gute alte Telefon. Ambitionierte Intranet-Projekte entstehen daher in enger Zusammenarbeit von Grafikdesignern, Informationsarchitekten, Anwendungsentwicklern, Psychologen und Spezialisten für Software-Ergonomie.
22. Standarts garantieren Zukunftssicherheit
    "Nicht überall, wo Intranet draufsteht, ist auch Intranet drin." Einige Hersteller versuchen, Internet-Standarts mit propritären Erweiterungen zu verwässern. Die Bindung an einzelne Hersteller ist langfristig meist mit hohen Investitionen verbunden und verspielt die Vorteile offener Standards. Daher ist es ratsam, bei der Auswahl von Produkten und Lösungsanbietern ein wachsames Auge auf versteckte Herstellerabhängigkeiten zu haben und Entscheidungen für propritäre Produkte sorgfältig abzuwägen.
23. Jetzt starten
    Für diejenigen Unternehmen, in denen der Begriff "Intranet" bisher noch als Fremdwort gilt, ist es jetzt höchste Zeit, mit dem Umbau der Informations- und Kommunikationsstrukturen zu beginnen. Einen klaren Vorsprung hat heute die Konkurrenz in den Ländern wie USA, Skandinavien und Japan, die den firmeninternen Einsatz von Internet-Technologie seit Jahren konsequent vorantreiben. Auch in Deutschland sind inzwischen fast alle großen und viele mittelständische Firmen auf den Zug aufgesprungen und können dadurch drohende Wettbewerbsnachteile vermeiden.
24. Am Ball bleiben
    Die rapide Entwicklung im Intranet-Bereich hält seit mehreren Jahren an. Neue Funktechnologien ermöglichen die drahtlose Vernetzung von Rechnern. Methoden der künstlichen Intelligenz werden zur Optimierung von Wissensstrukturierung und -darstellung eingestzt. Was heute im Internet als "mobile Commerce" bezeichnet wird, wird morgen im Intranet Außendienstmitarbeiter, Ingenieure und Manager vor Ort bei einer Vielzahl von Aufgaben unterstüzen. Um mit diesen Entwicklungen Schritt zu halten, muss man sich, wie an der Börse, regelmäßig über die Forschritte im Intranet-Sektor auf dem Laufendenden halten.
25. It´s E-Business
    E-Business-Projekte besitzen das Potenzial, einen fundamentalen Wandel in einem Unternehmen herbeizuführen. Die Neugestaltung von Kommunikationsstrukturen bereitet den Weg für eine maßgeschneiderte IT-Umgebung. Ein Intranet liefert die zentrale E-Business-Plattform für die Stuerung interner Geschäftsprozesse und bildet den Kern der zuküftigen Integration von Internet, Intranet und Extanet.

Michael Sträubig/bm